Siedem powodów niepowodzenia
Outsourcing IT może przynieść wiele korzyści każdemu biznesowi. Jednak jak wszystkie duże i ważne projekty – tutaj również może pojawić się ryzyko niepowodzenia. Zwłaszcza jeżeli nie wybierzemy odpowiedniego, doświadczonego partnera.
UK Border Agency, BSkyB, Child Support Agency i Royal Bank Scotland to tylko niektóre z wielkich firm, które poniosły porażkę w outsourcingu IT. Obecnie TSB zmaga się z problemami po nieudanym projekcie modernizacji IT polegającym na przeniesieniu 1,3 mln rekordów klientów od poprzedniego właściciela TSB – Lloyds. Takie sytuacje pokazują, jak ważne jest wybranie odpowiedniego partnera do realizacji usług IT. Angażowanie się w współpracę z niewłaściwą firmą może nas drogo kosztować: pod względem nakładów finansowych, wydajności, przyszłych wyników, jak i zaangażowania naszych pracowników w cały proces. Z tego powodu zebraliśmy uczciwie listę najczęstszych przyczyn niepowodzenia. Mogą one dotyczyć zarówno dużych, jak i mniejszych firm.
Pamiętaj, że jest to partnerstwo i obie strony odgrywają ważną rolę w tym procesie.
Wiele firm decyduje się na outsourcing, aby ograniczyć koszty. Zwykle już od samego początku pojawiają się problemy. Oczywiście koszt jest ważnym czynnikiem, ale dostarczana jakość produktu jest ważniejsza niż miesięczne opłaty. Wiele firm poszukuje jak najtańszych firm outsourcingowych, a nie uwzględnia tak ważnych elementów jak znajomość know-how, doświadczenie, jakość komunikacji czy wysokie kompetencje specjalistów.
Zamiast wybierać najtańszego oferenta lub tego, który oferuje największą zniżkę, poszukaj dostawcy, który zapewni najwyższą jakość usług. Weź pod uwagę wcześniejsze osiągnięcia, uzyskaj referencje od obecnych klientów i przyjrzyj się personelowi, zespołom, ich akredytacjom i doświadczeniu. Jeśli nie wiesz, jak spojrzeć na te obszary przy pełnym zrozumieniu wszystkich czynników, znajdź firmę konsultingową, która może pomóc w wyborze dostawcy. Jeśli głównym kryterium wyboru dostawcy jest koszt, otrzymasz to, za co płacisz.
Pośpiech
Jeżeli 150-osobowa firma wprowadza nowy system zarządzania usługami to prawdopodobnie powinniśmy się podziewać, że cały proces potrwa około 12 miesięcy zanim zostanie zakończony. Obejmuje to takie elementy jak analiza istniejących systemów, zachowań pracowników i procesów; przegląd i wybór dostawcy; planowanie migracji; integracja starszych systemów; testowanie; wdrażanie i zarządzanie zmianami.
Pośpiech przy realizacji projektów w nierealistycznych terminach zazwyczaj skutkuje niższą jakością pracy i dalszymi problemami. Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których nie mamy możliwości działania w dłuższej perspektywie czasowej, ale zawsze powinniśmy starać się, by nasze terminy były realistyczne. Lepiej jest założyć, że projekt zajmie nam wręcz więcej czasu, ponieważ zawsze przy dużych realizacjach pojawiają się niespodzianki. Możemy nie potrzebować dodatkowego czasu, ale to zawsze lepsze niż działanie w pośpiechu.
Nie postrzeganie związku jako partnerstwa strategicznego
W długoterminowych projektach informatycznych i outsourcingu nasz dostawca usług staje się cennym partnerem w rozwijaniu naszego biznesu. Jeżeli będziemy postrzegać zadania związane z IT jako „zło konieczne” to tracimy wiele potencjalnych korzyści.
Outsourcing niewłaściwych elementów
Aby uzyskać korzyści z outsourcingu IT, niekoniecznie musimy zlecać wszystkie prace związane z IT na zewnątrz. Takie podejście nie działa w przypadku każdego rodzaju działalności i istnieją sytuacje, w których może być lepiej zachować pewne funkcje informatyczne w naszej firmie. Dobry partner omówi z nami możliwe rozwiązania, przeanalizuje nasz system i odpowiednio nam doradzi. Nie będzie nas zmuszał do zawarcia umowy, która nie będzie korzystna dla naszego biznesu.
Brak elastyczności
Postęp techniczny i rozwój technologii odbywa się bardzo szybko w dzisiejszym świecie, co może wymagać pewnej elastyczności. Zamiast więc upierać się przy pierwotnych ustaleniach lepiej jest być otwartym i w ramach zdrowego rozsądku korygować naszą współpracę. Dzięki temu zawsze będziemy na bieżąco z najnowszymi technologiami, a nasz projekt będzie aktualny.
Słaba komunikacja
Jeżeli wybieramy najtańszego partnera, zamiast najlepszego, to możemy mieć problemy z komunikacją. Unikajmy firm, które zlokalizowane są w innym kraju czy pracują w innej strefie czasowej. Często pojawiają się wtedy problemy komunikacyjne związane z różnicami kulturowymi i językowymi. Zamiast więc oszczędzać na outsourcingu IT z Indii lepiej zdecydować się na lokalną firmę, która pracuje w takich samych godzinach co my.
Uważajmy też jeżeli problemy komunikacyjne pojawiają się już na etapie oferty. Jeżeli musimy czekać kilka dni, aż ktoś do nas oddzwoni, a o ofertę prosimy już 4 raz i wciąż nie mamy odpowiedzi, to uciekajmy. Nawet jeżeli będzie to tani dostawca to brak mu jakości.
Mikrozarządzanie
Jeżeli decydujemy się na doradztwo IT i przekazujemy realizację projektu, ponieważ nasz partner ma umiejętności i doświadczenie, aby go zrealizować, to pozwólmy mu na to. Oczywiście powinna istnieć regularna komunikacja między naszym biznesem a kierownikiem projektu, ale mikrozarządzanie prowadzi po prostu do złych odczuć po obu stronach.
Budując dobre relacje, powinniśmy mieć pewność, że nasz partner wykona pracę zgodnie z umową.
Niepowodzenie projektów informatycznych nie dotyka jedynie największych firm. Problemy opisane powyżej mogą mieć wpływ na każdą organizację decydującą się na outsourcing IT. Nie pozwólmy, aby ewentualne problemy nasz odstraszyły – to rozwiązanie ma wiele więcej zalet, niż potencjalnego ryzyka. Jednak podczas wyboru naszego przyszłego partnera dobrze się zastanówmy i wszystko dokładnie omówmy. Wybierzmy firmę, na której możemy polegać. Zaufanie jest kluczowym elementem udanego outsourcingu, więc upewnijmy się, że wybrany przez nas dostawca to ktoś, z kim chcemy współpracować.
