Dla wielu przedsiębiorców i team managerów zarządzanie ludźmi i organizacja pracy zdalnej to nowe wyzwanie ostatnich tygodni. Ja jednak pracuję i prowadzę w tym modelu moją firmę od lat. Ma to wiele korzyści – mogę pozyskiwać talenty z całej Polski, nie jestem w żaden sposób ograniczony terytorialnie czy przywiązany do miejsca, a praca zdalna to benefit, który przekonuje do współpracy najlepszych. Jednak to temat na osobny tekst. Teraz chciałbym podzielić się z Wami narzędziami, które wykorzystuje na co dzień. To dzięki nim mogę wszystko zorganizować.
Slack
Znany chyba wszystkim, jednak nie można go pominąć. Slack oferuje możliwość wysyłania wiadomości w czasie rzeczywistym pomiędzy członkami zespołu niezależnie od strefy czasowej. Działa idealnie zwłaszcza przy luźnych ustaleniach, kiedy niezbędny jest bieżący kontakt podczas realizacji projektu. Możemy mieć tam różne kanały, a rozmowy są bardziej zorganizowane. W naszym przypadku założyliśmy kanały, które są podzielone na zespoły przydzielone do określonych realizacji lub klientów. Dzięki temu łatwo jest nam się komunikować w konkretnym temacie. Używamy ich też do luźnych rozmów, nie zawsze związanych z pracą. Korzystając ze Slacka, możesz cały czas znajdować się na tej samej stronie, co jest bardzo wygodne.
G Suite
https://gsuite.google.pl/intl/pl/
To nic innego jak pakiet narzędzi Google -a dla biznesu, który daje bardzo duże możliwości zarządzania firmą i komunikacji wewnątrz organizacji: od gmaila, kalendarza czy komunikatora ,,Meet”, poprzez dysk w chmurze, aż po “Dokumenty”, czyli odpowiednik Word-a oraz Arkusze będące zamiennikiem Excela, dzięki którym zespół może wspólnie pracować w czasie rzeczywistym.
Zalety wykorzystania Gsuite versus Office chciałbym opisać w oddzielnym tekście na naszym blogu. To, co wyróżnia moim zdaniem pakiet Gsuite, to zdecydowanie możliwość wykorzystania całej masy zewnętrznych wtyczek, które pomagają zorganizować każdemu pracę tak, aby była ona komfortowa i przyjazna. Osobiście jestem fanem współdzielenia dokumentów lub plików, które mają wpływ na lepsze zrozumienie i komunikację oraz możliwości odpowiedniego oznakowania wiadomości mailowych w taki sposób, by zawsze były jasno zorganizowane, a pozostali współpracownicy z łatwością mogli dokonać dalszych czynności. W tym przypadku używamy wtyczki Streak. Ważna jest integracja z innymi narzędziami np. CRM, Pipedrive lub ZOHO, dzięki czemu łatwiej jest przypisać i odnaleźć informacje.
Dysku Google.
https://www.google.com/intl/pl_ALL/drive/
Jeżeli ktoś nie decyduje się na Gsuite, to zdecydowanie powinien rozważyć korzystanie z dysku Google w opcji darmowej. To jedno z najbardziej wszechstronnych narzędzi do udostępniania plików. Możemy dzielić się dokumentami w formatach, które są odpowiednikami np. programu Word, arkuszy kalkulacyjnych Excel, a nawet prezentacji PowerPoint. Dodatkową funkcją jest możliwość przyznawania dostępów w celu podglądu lub edycji dokumentów. Możemy również sprawdzić historię zmian, które zapisują się automatycznie. Wszystko jest bardzo proste i czytelne.
Time Doctor
Jeśli Twoim celem jest zwiększenie produktywności Twojej i Twojego zespołu, kiedy pracujecie zdalnie, Time Doctor to świetne narzędzie. Jest to oprogramowanie do śledzenia naszej pracy, które pomaga zmniejszyć straty czasu niezależnie od tego, jakie zajęcia wykonujemy. W programie można tworzyć własne zadania, aby pokazać, kiedy i jak długo trwa praca nad projektem. Raportowanie w Time Doctor podsumowuje zadania i czas spędzony na nich, a przypomnienia, pozwalają upewnić się, że każdy pracuje nad tym, co jest niezbędne. Jeżeli jednak nie rozliczacie pracowników za czas pracy, a per projekt, rekomenduje narzędzie do zadań Trello.
Trello
Trello jest dla Ciebie, jeśli szukasz prostego narzędzia do zarządzania projektami. Wizualnie odwzorowuje ono to, nad czym pracujesz Ty i Twój zespół i możesz w prosty sposób dostosować widoki do swoich potrzeb. Można korzystać z niego bezpłatnie. Płatna jest dopiero większa ilość tablic, używanych do organizacji poszczególnych projektów, i uczestników. Tablica to odpowiednik projektu, nad którym pracuje zespół. W naszym przypadku tworzymy również tablice dedykowane danym pracownikom i ich obecnym zadaniom, oraz i określonym realizacjom. W większości przypadków na tablicach stosujemy metodę Kanban (To do, doing , done ), dzięki której jeden rzut oka wystarczy, aby ocenić etap projektu i stan zadań. Do tablic projektowych dołączamy również często klientów. To zdecydowanie wpływa to na lepszą komunikację pomiędzy członkami zespołu pracującego nad danym projektem. Dodatkową zaletą jest szybki dostęp klienta do statusu – to znacząco przyspiesza pracę i poprawia rezultaty.
Dużą zaletą Trello jest mnogość zewnętrznych wtyczek, które ułatwiają pracę np: Planyway for Trello – wtyczka umożliwiająca dodatkowe widoki projektu chociażby w formie wykresów Gantta, poszczególnych osób lub całości wszystkich projektów (tzw. Big Picture).
Zoom
Potrzebujesz łatwego sposobu na organizowanie zdalnych spotkań? Przetestuj Zoom. To jeden z najpopularniejszych programów do webinariów na rynku, który w ostatnim czasie jest wykorzystywany przez coraz większą ilość osób. Oprogramowanie jest wyposażone w audio i wideo w jakości HD oraz umożliwia udostępnianie ekranów innym osobom. Uczestnicy spotkania mogą też komunikować się w czasie rzeczywistym na czacie.
Oto niektóre z najlepszych narzędzi do zdalnej pracy potrzebnych do sukcesu. Każdy zespół musi współpracować, komunikować się i kontrolować pracę na każdym etapie projektu. Dzięki nim efektywność pracy i relacje w Twoim zespole nie ucierpią nawet, kiedy każdy będzie pracował w domu.
