Inwestowanie w systemy informatyczne firmy jest obecnie stałym elementem budżetów większości firm. Jednak łatwo jest się skupić tylko na kilku obszarach działalności, zamiast przyjmować podejście holistyczne. Aby uniknąć tego scenariusza, firma musi spojrzeć na wszystkie obszary działalności. To pozwala zbudować solidną infrastrukturę IT.
Nie utknij w przestarzałym systemie
Wyzwanie związane z migracją ze starszych systemów i platform może spowodować, że nasz biznes przestanie się rozwijać. Jest to proces czasochłonny, szczególnie jeśli firma powiększyła się dzięki fuzji lub partnerstwu. W takich przypadkach często nikt nie ma głowy do zajmowania się migracją do nowych systemów. Wtedy zdarza się, że dane są przechowywane w różnych programach i formatach. Z czasem konsolidacja jest coraz bardziej niezbędna, ale wymaga większych inwestycji.
Takie problemy często są ignorowane, a personel przyzwyczaja się do pracy z różnymi zestawami danych i systemami. Jednak to poważnie zmniejsza produktywność, ponieważ pracownicy muszą nawigować po wielu programach, aby znaleźć informacje o kliencie lub dane historyczne. Zwiększa to też prawdopodobieństwo popełniania błędów. Przemyślana migracja i konsolidacja systemu usprawnia procesy i pozwolą nam skupić się na dostarczaniu wyników.
Nie bój się sięgać po pomoc
Jeżeli chcemy osiągać możliwie najlepsze rezultaty inwestycje IT często muszą wykraczać poza wewnętrzne systemy i narzędzia. Wraz ze wzrostem konkurencji przedsiębiorstwa muszą poprawić zarówno wydajność, jak i procesy. W tym przypadku inwestycje w dostawców outsourcingu mogą okazać się nieocenione. Jednak wielu przedsiębiorców często pomija to rozwiązanie.
Ważne jest, aby pamiętać, że outsourcing nie oznacza zastąpienia wewnętrznego zespołu stroną trzecią. Jest to jedna z wielu opcji, ale nie jest to jedyne dostępne rozwiązanie. Najczęściej outsourcing zapewnia zwiększone wsparcie dla projektów, zmniejsza obciążenie związane z niektórymi procesami lub po prostu doradza w kwestii obecnych praktyk biznesowych. W przypadku efektywnego outsourcingu nasz zespół IT będzie miał więcej czasu na opracowanie i ulepszenie naszych procesów wewnętrznych, podczas gdy strona trzecia będzie zajmować się realizacją zleconych projektów.
Bądź przygotowany na najgorsze
Inwestycje w IT zazwyczaj mają na celu ulepszenie obecnie używanych technologii lub usprawnienie wybranych procesów. Często jednak okazuje się, że w naszych działaniach istnieje ogromna luka jeżeli chodzi o planowanie. Współczesne firmy są tak dobrze zaznajomione z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, że często zapominają strategicznie planować, jak zmniejszyć ryzyko i nieprzewidziane problemy, które mogą wystąpić, gdy coś pójdzie nie tak. Sytuacji kryzysowych może być bez liku: awaria systemu, naruszenie bezpieczeństwa czy strajk pracowników. Kiedy codzienne funkcjonowanie naszego biznesu zostaje zakłócone przez takie nieoczekiwane wydarzenia, nasi pracownicy często nie wiedzą co robić. Bez jasnej strategii firma ryzykuje straty finansowe z powodu niezdolności pracowników do efektywnej i wydajnej pracy. Nie uwzględnia to nawet obszarów, takich jak zniszczenie naszej reputacji czy kary umowne za niewykonanie usług.
IT ma do odegrania kluczową rolę w tworzeniu kompleksowego, uporządkowanego i strategicznego planu działania, który jest w stanie reagować na wszelkie wyzwania, które mogą mieć wpływ na działalność firmy. Kluczową przeszkodą w ulepszaniu tego obszaru jest sposób, w jaki firma postrzega swoje priorytety IT. Ochrona danych i ogólne funkcjonowanie sprzętu mogą wydawać się najważniejszymi elementami działalności. I rzeczywiście jeżeli nasz biznes ma problemy z funkcjonowaniem na bieżąco ciężko planować zachowanie w sytuacjach kryzysowych. Jednak nie powinniśmy zaniedbywać planowania reakcji na każdą sytuację. W takich sytuacjach, jeżeli sami nie mamy zasobów, to warto skorzystać z outsourcingu.
Inwestycje w IT są istotną częścią funkcjonowania firmy. Nie możemy jednak skupiać się na jednym obszarze działalności. Samo inwestowanie w cyberbezpieczeństwo nie poprawi wewnętrznych procesów ani nie usprawni działalności. Aby zbudować kompleksową strukturę informatyczną, konieczne jest zrównoważone podejście uwzględniające wszystkie aspekty naszej działalności.
