Cyfrowa transformacja i automatyzacja to gorące tematy od dłuższego czasu. Jednak pomimo tego, że znajdziemy wiele dowodów na skuteczność i zwiększenie efektywności firm przez te technologie, wielu przedsiębiorców wciąż jedynie o nich mówi. Dlaczego tak jest? Najczęściej wynika to z tego, że przedsiębiorca sparzył się na projekcie lub inicjatywie, który był sprzedawany pod hasłem automatyzacji i cyfrowej transformacji, a nie przyniósł znaczących rezultatów.
Ciągły rozwój i wykorzystanie najnowszych technologii jest niezbędne w każdej branży. Jednak jeżeli ulegniemy obsesji i będziemy bez zastanowienia wdrażać wszystko możemy zapomnieć o sednie naszego biznesu. Automatyzacja przynosi ogromne korzyści, ale musi zostać wprowadzona w zgodzie z naszą działalnością i skupiać się na optymalizacji zwrotu z inwestycji
Krok 1: Zrozum swoje położenie
Nie powinniśmy zaczynać od przyglądania się narzędziom do automatyzacji. Nie szukajmy zewnętrznych konsultantów. Zamiast tego powinniśmy przyjrzeć się swojemu biznesowi i zastanowić się co można ulepszyć i poprawić.
Jest to proste zadanie polegające na podziale biznesu na części składowe – zazwyczaj na działy. Następnie powinniśmy stworzyć listę wszystkich operacji biznesowych / procesów w tym dziale, takich jak wprowadzanie klientów, przetwarzanie leadów czy faktur, windykacja należności itp. Dzielimy procesy na kroki i działania. Jeśli możemy użyć schematu blokowego, to świetnie. Jeżeli to nie było możliwe zmapujmy całość w sposób zrozumiały dla nas i naszego zespołu.
Bez względu na to z jakiej metody korzystamy ważne jest to, żebyśmy byli jak najbardziej precyzyjni. Każdy następny krok wynika z poprzedniego, więc upewnijmy się, że zaczynamy na solidnych podstawach
Krok 2: Określ priorytety
W trakcie analizy przedsiębiorcy szybko zaczynają dostrzegać obszary, które w łatwy sposób można zautomatyzować. Zazwyczaj wiele procesów wewnętrznych można podzielić na dwa podstawowe typy zadań – czynności i zatwierdzenia.
Prawdziwym celem tego kroku jest sprawdzenie, jak i gdzie automatyzacja / cyfryzacja może pozytywnie wpłynąć na nasz biznes. Identyfikując procesy mające szerokie spektrum działań, które można zautomatyzować lub wiele zatwierdzeń, które można zdigitalizować, tworzymy priorytetową listę zadań.
Krok 3: Zbadaj technologie
Dzięki szalejącemu rozwojowi technologii i globalizacji prawdopodobnie będziesz w stanie stosunkowo łatwo znaleźć narzędzia i aplikacje, które pasują do Twoich wymagań.
Oczywiście wiele systemów będzie w stanie przejąć części operacji i procesów. Jeśli możesz znaleźć jeden system, który może zapewnić większą wydajność i ostatecznie lepszą obsługę klienta, potencjalnie pozwoli to zaoszczędzić na kosztach, problemach z integracją i problemach z aktualizacją.
Z drugiej strony ważne jest, aby na tym etapie znaleźć rozwiązanie, które najlepiej dopasuje się do naszych wymagań, zamiast próbować zmienić operacje w celu dopasowania się do systemu. Często zdarza się, że przedsiębiorcy podejmują takie działania w przypadku kompletnych systemów biznesowych, które łączą różne aplikacje i operacje. Nie jest to najlepsze rozwiązanie. Czasem okazuje się, że w danym biznesie niezbędny jest zestaw aplikacji, aby zapewnić odpowiednio dopasowany system. Nie należy się obawiać takiego rozwiązania.
Krok 4: Zaplanuj projekt
Po zmapowaniu procesów, powiązaniu ich z odpowiednimi kategoriami i ustaleniu mniej lub bardziej solidnego systemu czy aplikacji, mamy dobry punkt wyjścia. Teraz nadszedł czas, aby przyjrzeć się realizacji projektu.
Jasny plan czasowy wraz z rozsądnymi kamieniami milowymi jest niezbędny do osiągnięcia zwrotu z projektu digitalizacji. Powinniśmy współpracować z dostawcami i programistami, aby stworzyć plan projektu, który wszyscy kupują i zatwierdzają. Ważne jest oczywiście uwzględnienie kosztów, ale nie tylko tych twardych, ale także miękkich – które często decydują o sukcesie lub porażce inwestycji.
Ważne jest, aby nie wpaść w pułapkę zbyt wielu projektów jednocześnie. Stwórzmy przemyślany plan, który zapewni naszym pracownikom czas na przyzwyczajenie się do nowych sposobów pracy, lub nowych systemów, przed podjęciem dalszych zmian.
Krok 5: Przyłóż się do testowania
Testowania nigdy nie można przecenić. Zawsze możemy dostarczyć efektywny projekt transformacji cyfrowej poprzez rygorystyczny i przemyślany plan testowania.
Idealnie byłoby, gdybyśmy byli w stanie pilotować nowy proces lub system w środowisku testowym w czasie rzeczywistym, aby zobaczyć różnicę, jaką robi, rozwiązując wszelkie problemy, które wystąpią, przed wprowadzeniem go na szeroką skalę.
Jest to często możliwe, ponieważ wiele aplikacji jest obecnie opartych na chmurze, co pozwala na przetestowanie systemu w pełnoprawnym środowisku testowym bez zapisywania się na długoterminowe umowy.
Jeśli nie ma sposobu na podgląd skuteczności nowego procesu, ważne jest, aby uzgodnić, jak wygląda jego testowanie i doskonalenie z dostawcą przed podpisaniem zamówienia lub umowy
Krok 6: Wdrąż system
Kiedy zakończymy fazę testów nadchodzi czas wdrożenia i rozpoczęcia pracy na nowym systemie. Na tym etapie wszyscy pracownicy powinni być z nim zapoznani i w pełni przeszkoleni. To moment, kiedy wszyscy są szczęśliwi i świętują.
Jednak powinniśmy sprawdzić plan projektu oraz udokumentować i przeanalizować wszelkie problemy, które pojawiły się po drodze. Wszyscy uczymy się na błędach, a nasze doświadczenia mogą pomóc tym, którzy podążają tą samą drogą przy innych projektach.
Krok 7: Oceń rezultaty
Pamiętajmy, żeby po zaimplementowaniu projektu automatyzacji porównać nasze oczekiwania początkowe i rezultaty. Ważne jest również, aby odbyć formalne spotkanie kontrolne, gdy wszystko będzie działać przez kilka miesięcy, a może po pierwszym roku. Jeżeli będziemy jasno wskazywać nasz zwrot z inwestycji i wartość dla biznesu łatwiej będzie wprowadzić następne zmiany w innych obszarach
Krok 8: Zacznij od początku
Cyfrowa transformacja nie ma wyraźnego końca. Wszystko zależy od ciągłego doskonalenia, a zatem powinien być to niekończący się cykl. Jest bardzo mało prawdopodobne, że wprowadzona przez nas zmiana jest doskonała i nie można jej poprawić.
Pamiętajmy, że automatyzacja nie rozwiązuje danego problemu, ale usprawnienia nasz biznes i sprawia, że jest on bardziej dochodowy. Powinniśmy ciągle monitorować procesy i optymalizować dane wdrożenie. Ważne jest, aby dedykować ten obszar odpowiedniemu zespołowi lub specjaliście, który będzie odpowiadał za dowiezienie właściwych KPI-ów. Dzięki temu automatyzacja w naszej firmie będzie sukcesem.
