Istnieje wiele różnych technik szacowania projektów stosowanych w branży IT. Są one wykorzystywane również w innych branżach, np. budownictwie, rolnictwie czy księgowości. Niezależnie od zakresu działalności firmy project manager musi wyestymować projekt biorąc pod uwagę najważniejsze ograniczenia: zakres prac, czas, koszty, jakość, zasoby i ryzyko. W naszym tekście przedstawimy kilka technik, które mogą pomóc w wykonaniu tego trudnego zadania, jakim jest szacowanie projektu.
Kiedy PM musi oszacować projekt, to w jego głowie pojawia się wiele pytań:
- Ile pracy ma zostać oszacowane (zakres)?
- Jak wycenić projekt (techniki)?
- Ile czasu zajmie ukończenie projektu (harmonogram)?
- Kto będzie wykonywał projekt (zasoby)?
- Jaki jest budżet potrzebny do realizacji projektu (koszt)?
- Wszelkie zależności pośrednie, które mogą opóźnić lub wpłynąć na projekt (ryzyko).
3 najważniejsze elementy szacowania projektu to:
- Szacowanie wysiłku
- Oszacowanie kosztów
- Oszacowanie zasobów
Dokładne szacunki są podstawą prawidłowego planowania projektu i istnieje wiele technik stosowanych jako najlepsze praktyki wykonywania estymacji, m.in. estymacja przez analogię, estymacja parametryczna, metoda Delphi, trzy punktowa estymacja, metoda ekspercka, analiza wrażliwości, szacowanie zstępujące i wstępujące oraz symulacja.
Zwykle na wczesnych etapach cyklu życia projektu wymagania są słabo znane i dostępnych jest mniej informacji umożliwiających szacowanie. Z tego względu na początku szacunki opierają się jedynie na ogólnych założeniach i są czasem nazywane kosztorysami Ballpark. Poniżej przedstawiamy kilka sprawdzonych metod przygotowywania szacunków w branży IT. W zależności od projektu, doświadczenia managera i innych czynników w każdym projekcie inne metody wykonywania estymacji mogą być najlepszym rozwiązaniem.
Szacowanie zstępujące (ang. Top-Down Estimate)
Możemy wykorzystywać tę technikę w miarę, jak poznajemy coraz więcej szczegółów na temat projektu. Jest ona zazwyczaj stosowana, gdy łatwiej jest oszacować główne elementy projektu na poziomie funkcji czy designu, a następnie rozłożyć je stopniowo na mniejsze elementy. Dzięki temu uzyskujemy szczegółowe informacje o niezbędnych pracach, które muszą zostać wykonane, a na tej podstawie możemy ocenić niezbędne zasoby ludzkie, stworzyć harmonogram i kosztorys.
Szacowanie wstępujące (ang. Bottom-Up Estimate)
Technika ta jest stosowana, gdy znane są dokładne, szczegółowe wymagania co do mniejszych fragmentów projektu. Wtedy mniejsze elementy są agregowane w celu oszacowania całego projektu.
Estymowanie przez analogię (ang. Analogous Estimating)
Technika ta jest używana, gdy istnieje odniesienie do podobnego wykonanego projektu i można ją łatwo skorelować z innymi projektami. W celu oszacowania projektu zbierane są ekspertyzy i informacje historyczne na temat podobnych działań.
Estymacja parametryczna (ang. Parametric Estimate)
Ta technika wykorzystuje niezależne mierzalne zmienne z pracy projektowej. Na przykład koszt przygotowania strony internetowej jest mierzony podstawie mniejszej zmiennej, jaką są roboczogodziny, które musi poświęcić grafik, UX designer i programista, aby ją stworzyć. Jeżeli nasza podstawowa jednostka, którą mogą być roboczogodziny, linijki kodu lub inny wybrany parametr, jest dobrze dobrana, to możemy liczyć na dużą dokładność w szacowaniu projektu.
Trzy-punktowa estymacja (ang. Three-point Estimating)
Technika ta wykorzystuje podejście matematyczne. Estymacja powstaje jako średnia ważona optymistycznego, najbardziej prawdopodobnego i pesymistycznego oszacowania pakietu roboczego.
Analiza wrażliwości (ang. What-If Analysis)
Ta technika wykorzystuje założenia oparte na różnych czynnikach, takich jak zakres, czas, koszt, zasoby itp., aby ocenić możliwe wyniki projektu. W standardowym scenariuszu estymacje są wykonywane na podstawie warsztatów z osobami, które są zaangażowane w projekt, członkami zespołu z największym doświadczeniem i innymi osobami, które mogą wnieść cenny wkład w szacunki. Na takim spotkaniu analizuje się projekt „z lotu ptaka”, a następnie rozbija się go na mniejsze pakiety, komponenty i niezbędne działania. Każdy element jest szacowany na podstawie wysiłku i zasobów potrzebnych do jego ukończenia. Projekt może być uszczegółowiony do najmniejszego fragmentu, który można zmierzyć.
W ramach takich warsztatów wykonywane są następujące czynności:
- Podział projektu na najmniejsze możliwe pakiety robocze, komponenty lub czynności.
- Ustalenie działań w kolejności, w jakiej będą wykonywane.
- Określenie ilości pracy wymaganej do ukończenia każdej czynności.
- Zdefiniowanie zasobów potrzebnych, aby ukończyć każde zadanie lub działanie.
- Zdefiniowanie zależności występujących pomiędzy poszczególnymi czynnościami.
- Zdefiniowane możliwego ryzyka
- Zdefiniowanie niezbędnych zasobów i kosztów do ukończenia każdego działania, komponentu i pakietu roboczego.
Powyższa metoda jest najbardziej skomplikowana, ale pozwala na przygotowanie najdokładniejszych szacunków. Po tego typu warsztatach może powstać plan projektu, harmonogram prac wraz z szacunkami niezbędnych nakładów pracy, zasobów i kosztów.
Odpowiednie oszacowanie projektu jest niezwykle ważne w branży IT. Niedoszacowanie czasu czy niezbędnych zasobów może generować ogromne koszty i spowodować, że dana inwestycja przestanie być opłacalna. Z drugiej strony niektóre projekty nie wymagają ogromnych nakładów, jednak jeżeli ich nie oszacujemy, nie będziemy tego wiedzieć i zrezygnujemy z rozwiązań, które przy niewielkiej inwestycji mogłyby nam przynieść zyski.
Nawet jeżeli sami nie musimy szacować projektów, ponieważ outsourcujemy je na zewnątrz to warto poznać powyższe techniki. Dzięki temu będziemy wiedzieć jakich informacji potrzebuje od nas nasz kontrahent i skąd biorą się konkretne liczby w naszej umowie.
