Czy jemy dopiero wtedy, gdy mdlejemy z głodu? Prawdopodobnie odpowiedź większości osób brzmi „nie”. Więc czy naprawdę powinniśmy naprawiać problemy związane z IT w naszej firmie, kiedy już powodują szkody?
Jeżeli nie korzystamy proaktywnie z outsourcingu IT to powinniśmy być przygotowani na to, że najgorsze się wydarzy zanim znajdziemy rozwiązanie problemu.
Czym jest reaktywne wsparcie IT?
Reaktywne wsparcie IT to w najprostszej definicji naprawianie problemów po tym jak wystąpiły, zamiast zapobieganiu ich w pierwszej kolejności. Obecnie możemy działać proaktywnie w bardzo wielu obszarach. Dzięki nowoczesnym narzędziom do analizy i zarządzania systemami, lepszemu monitorowaniu, a nawet wzrostowi modeli predykcyjnych ulepszonych sztuczną inteligencją, proaktywne wsparcie jest teraz nie tylko możliwe, ale i powszechnie dostępne. Akapit
Jednak pomimo tego, że model proaktywny jest dostępny, wiele firm nadal korzysta z pomocy reaktywnej – często nieświadomi szkód, które to powoduje. Wynika to też z tego, że firmy wybierają najtańszych dostawców, którzy zamiast przewidywać możliwe błędy i zagrożenia w projektach rozwiązują jedynie bieżące problemy, ponieważ pozwala to uzyskać leprze marże na klientach.
Często brak podejścia proaktywnego wynika też z problemów z zarządzaniem lub lękiem przed outsourcingiem. Dotyczy to zazwyczaj firm, które mają swój dział IT. Kiedy mają one nawał pracy i brakuje im pracowników to często zbyt późno zgłaszają się do firm outsourcingowych zlecając im część projektów lub włączając ich pracowników w swój team. Niestety to skutkuje błędami w kodzie, pośpiechem, niedopełnianiem deadlinów, przemęczaniem pracowników, a nawet ich odchodzeniem jeżeli sytuacja się przeciąga. To dodatkowo pogarsza naszą sytuację.
Dlaczego reaktywne podejście do usług IT nie jest wystarczająco dobre dla Twojego biznesu?
Powód pierwszy
Podejdzie reaktywne sprawia, że stajemy się bezbronni. IT zazwyczaj ma kluczowe znaczenie dla większości działów i procesów w firmie. Jeżeli pojawia się problem to bezpośrednio wpływa na nasz biznes. W zależności od rodzaju problemu może on skutkować prostymi niedogodnościami lub całkowitym wstrzymaniem operacji. Zazwyczaj odbija się to na naszej reputacji i reno
Przy podejściu reaktywnym zarówno małe, jak i duże, problemy mogą pojawiać się znacznie częściej. To niekoniecznie dlatego, że reaktywne wsparcie jest gorsze w rozwiązywaniu problemów, ale ponieważ reaktywność jest gorsza w radzeniu sobie z nimi.
Przy podejściu reaktywnym, problem musi utrudniać nasz biznes, zanim zostanie rozwiązany. To skutkuje znacznie większą ilością błędów, które utrudniają życie naszym pracownikom i niszczą naszą reputację.
Przy reaktywnym podejściu nie ma możliwości powstrzymania problemów, zanim zaczną oddziaływać na firmę. Reaktywności brakuje także możliwości zastosowania przeszłych doświadczeń od jednego klienta do drugiego.
Powód drugi
Reaktywność sprawia, że zaniedbujemy naszych pracowników i klientów. Zanim reaktywny dostawca wsparcia IT zacznie rozwiązywać problemy to oni odczują ich negatywne konsekwencje. Być może to być uszkodzony element kodu który powoduje utratę krytycznych zasobów klienta. Tego rodzaju problemy pojawiają się znacznie częściej przy zastosowaniu reaktywnego podejścia i mogą mieć poważne konsekwencje dla naszej firmy.
Najważniejszą z nich jest to, że przerwy w dostawie usług = utraceni klienci. Jeśli występują częste problemy związane z korzystaniem z reaktywnego wsparcia informatycznego, klienci mogą, i będą, przełączać się na konkurencję. Ponadto, jeśli mamy to zawarte w umowie z klientami, niewypełnienia naszych zobowiązań z powodu błędów czy awarii po naszej stronie może mieć bezpośrednie konsekwencje finansowe.
Powód trzeci
Jeżeli nie działamy proaktywnie to nasze problemy mogą wymknąć się spod kontroli. W reaktywnym podejściu problemy są rozwiązywane tylko wtedy, gdy mają wpływ na naszą firmę. Oznacza to, że problem, który nie ma widocznego wpływu, może pozostać niezauważony, dopóki nie będzie za późno. Co więcej z dostawcą wsparcia reaktywnego nie ma gwarancji, że naprawiony raz problem zostanie naprawiony na dobre lub we wszystkich systemach. Bez proaktywności ten sam problem może pojawić się wiele razy, za każdym razem trzeba go naprawiać od podstaw.
Powód czwarty
W przypadku korzystania z reaktywnego wsparcia IT problemy często będą częste, powtarzające się i irytujące. Sama ilość tych małych problemów może łatwo przytłoczyć pracowników, powodując, że albo po prostu przyzwyczają się do tego, albo odejdą z firmy. Żaden z tych rezultatów nie jest korzystny dla naszego biznesu.
W przypadku pracowników, którzy odchodzą, należy znaleźć i przekwalifikować nowych. Ale nawet po tym istnieje możliwość, że opuszczą oni firmę z tych samych powodów. Biorąc pod uwagę, że koszt zatrudnienia dobrze wyszkolonego pracownika może przekroczyć dwukrotność rocznego wynagrodzenia, wysoka rotacja może być katastrofalna dla naszego budżetu.
W przypadku pracowników, którzy odchodzą, należy znaleźć i przekwalifikować nowych. Ale nawet po tym istnieje możliwość, że opuszczą oni firmę z tych samych powodów. Biorąc pod uwagę, że koszt zatrudnienia dobrze wyszkolonego pracownika może przekroczyć dwukrotność rocznego wynagrodzenia, wysoka rotacja może być katastrofalna dla naszego budżetu.
Jeśli zaś chodzi o pracowników, którzy przyzwyczajają się do problemów, mogą spowodować większe straty finansowe niż ci, którzy odejdą.
Powód piąty
Przy podejściu reaktywnym każdy mały problem wymaga od pracownika czasu, aby uporał się z nim, a nie został rozwiązany z wyprzedzeniem.
Niezależnie od tego, czy trzeba zadzwonić do reaktywnego punktu obsługi, czy zmniejszyć produktywność podczas rozwiązywania problemu. Nawet tylko kilka minut zakłóceń zmniejsza naszą efektywność.
Na przykład, jeśli każdy mały problem zajmuje 5 minut, aby go zidentyfikować, zdiagnozować i naprawić, a każdy pracownik doświadcza tylko jednego problemu dziennie. Firma zatrudniająca 40 pracowników straci 16 godzin i 40 minut każdego tygodnia pracy.
Przedłużając to ponad miesiąc, firma straci 66 godzin i 40 minut. A w rok zmarnuje się 800 godzin. To tak samo, jak gdyby pracownik leżał przez cały dzień na podłodze, przez 100 dni, podczas gdy płaci się za niego.
Warto również pamiętać, że bez proaktywnego zarządzania te same problemy mogą się powtarzać. Patrząc na sprawę w ten sposób, łatwo jest zauważyć, jak łatwo marnujemy czas, co ma znaczący wpływ na działalność firmy.
Powód szósty
Reaktywność nie jest wystarczająca, ponieważ aktywność jest możliwa. Lista ta mogłaby zawierać wyłącznie ten punkt, ponieważ prosty fakt, że proaktywność jest możliwa, powinien być wystarczającym powodem do zmiany.
Porównując oba modele, nie chodzi nawet o rozważenie zalet i wad. Proaktywny model to lepsze rozwiązanie. Niezależnie od tego, czy chcemy zmienić dostawcę usług IT na kogoś zaangażowanego, z proaktywnym podejściem, czy zależy nam na tym, aby proaktywnie wzmocnić istniejący wewnętrzny zespół IT w bardziej intensywnym okresie. W IT House jesteśmy w stanie dostarczyć know-how, szeroki zakres usług i zaangażowanych specjalistów, którzy zawsze mają proaktywne podejście. Nie ma powodu, aby trzymać się przestarzałego modelu wsparcia, który działał w latach 90-tych. Istnieje tam zasadniczo lepsze podejście.
