Outsourcing IT jest bardzo dobrym rozwiązaniem i decyduje się na niego wiele firm. Nie ma w tym nic dziwnego – pozwala uniknąć trudnej rekrutacji utalentowanych programistów, korzystać z wiedzy i doświadczenia najlepszych, a także zredukować koszty. Jednak zanim zdecydujemy się na outsourcing musimy przemyśleć pewne kwestie.
Określ swoje cele
Wiele osób myśli, że konieczny jest bardzo szczegółowy plan projektu zanim zgłosi się do dostawców usług IT. Jednak nasza wiedza może być ograniczona, a doświadczone firmy outsourcingowe mogą zaproponować nam alternatywne rozwiązania, które zaskoczą nas swoją skutecznością. Nie musimy mieć więc szczegółowego planu projektu.
Rozwijające się firmy, które chcą zlecić outsourcing projektu informatycznego, powinny zamiast tego określić swoje cele biznesowe, które chcą osiągnąć poprzez ten proces. Warto więc zacząć od końca i zastanowić się, jaki jest pożądany przez nas rezultat.
Zadbaj o komunikację wewnętrzną
Nowy projekt z zakresu IT może przynieść sporo zmian w firmie. Z tego powodu bardzo ważne jest odpowiednie zakomunikowanie naszych decyzji w naszym przedsiębiorstwie. Musimy zadbać o to, aby każdy kogo dotkną zmiany wiedział jak będzie przebiegał cały proces. Projekt może spowodować, że pracownicy będą musieli zmienić sposób wykonywania swojej roli, ale im bardziej są do tego przygotowani, tym płynniejsze będzie przejście. Organizujmy więc spotkania, wysyłajmy informacje mailowo i przygotujmy sesje szkoleniowe. Zadbajmy, aby wszyscy byli na bieżąco.
Im szersza będzie komunikacja, tym lepiej. Może zdarzyć się, że napotkamy opór wśród naszych pracowników. Ludzie boją się zmian – czują wtedy niepewność i dyskomfort. Mogą się nawet obawiać zwolnienia. Dokładne poinformowanie wszystkich pomoże rozwiać wszelkie wątpliwości. Najlepszym sposobem na pokonanie oporu wśród osób zdystansowanych do projektu jest włączenie ich w prace. Możemy to zrobić poprzez stworzenie zespołu projektowego w firmie, który zajmuje się komunikacją zmian i nadzorowaniem całego procesu. Pomaga to też osiągnąć lepsze wyniki.
Wybierz najlepszą firmę outsourcingową
Chociaż nasz budżet i koszty są zawsze istotnym czynnikiem w podejmowaniu decyzji, nie pozwólmy, aby był to kluczowy lub najbardziej istotny element. O wiele ważniejsze jest doświadczenie danej firmy. Najlepiej wybierzmy firmę, która ma doświadczenie zarówno w pracy z większymi, jak i mniejszymi przedsiębiorstwami. Dzięki temu zyskamy pewność, że potrafi działać ona wszechstronnie i elastycznie. Zapytajmy też ile trwa ich współpraca z innymi firmami. Oczywiście outsourcing to często działania projektowe, które nie trwają długo. Ale jeżeli dany biznes może się pochwalić tym, że klienci do niego wracają lub współpracuje z nimi przez lata to znaczy, że świadczy wysokiej jakości usługi.
Zwróćmy też uwagę na technologie stosowane w firmie. Nawet jeżeli obecnie potrzebujemy tylko jednej z nich to warto wiedzieć, że nasz partner ma szerokie portfolio i będzie nam w stanie pomóc również przy innych projektach. Dodatkowym atutem zawsze jest to, że firma przygotowywała już podobne realizacje.
Zwróćmy uwagę na ludzi. Czy dzielą się z chęcią swoją wiedzą? Są aktywni na LinkedIn? Prowadzą bloga firmowego? Takie elementy dowodzą nie tylko szerokiej wiedzy. To pokazuje również, że są to pasjonaci IT, a nikt nie stworzy naszego projektu lepiej niż człowiek z pasją. Powinieneś szukać partnerstwa przy wyborze dostawcy IT. Musisz zaufać zespołowi i być przygotowanym do pracy z nimi z takim samym poziomem zaufania, jaki miałbyś ze swoimi pracownikami.
Ustal zasady gry
Po wybraniu firmy outsourcingowej powinniśmy wspólnie z nią określić cele i zakres projektu. Możliwe, że w tym momencie odkryjemy dodatkowe elementy, które należy wykonać. To nie jest problem, ale warto mieć to na piśmie. Nawet jeżeli nasz partner dokładnie przebadał naszą infrastrukturę IT i ma ogromne doświadczenie to zawsze zdarza się tak, że pojawiają się niespodzianki. Musimy być na to przygotowani.
Wybierzmy partnera, który oferuje nam najbardziej elastyczne formy współpracy i razem z nim ustalmy co będzie dla naszego projektu optymalnym rozwiązaniem. Potrzebujemy specjalisty IT, a może całego zespołu? Wspólnie możemy przeanalizować wady i zalety każdego z rozwiązań.
Projekty możemy rozliczać w modelu Fixed Price lub Time&Materials. Ten pierwszy pozwala określić dokładnie koszty realizacji i nie przekroczyć ustalonego budżetu. Ten drugi jest lepszy przy zadaniach rozwojowych, sprawdza się przy złożonych projektach oraz długotrwałych współpracach. Najlepiej, aby nasz partner oferował wszystkie powyższe możliwości współpracy – dzięki temu dopasujemy zasady współpracy dokładnie do naszych potrzeb, które przecież mogą zmieniać się z czasem.
Projekty IT nie muszą powodować u nas bólu głowy. Chociaż ustalenie naszych celów i oczekiwań oraz znalezienie odpowiedniego dostawcy może zająć czas – to się opłaca. Dzięki temu, że dołożymy należytej staranności na początku współpraca w dłużej perspektywie będzie znacznie łatwiejsza.
